ماتریس آیزنهاور شما را برای اولویت‌بندی کارها بر اساس ضرورت و اهمیت آنها کمک می‌کند.
چرا اسم ماتریس آیزنهاور است؟ آیزنهاور را می‌شناسید؟
آیزنهاور کیست؟
دوایت دیوید آیزنهاور Dwight D. Eisenhower افسر نظامی و دولتمرد آمریکایی بود، که از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ به عنوان سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده خدمت کرد.
وی در طول جنگ جهانی دوم، به عنوان فرمانده عالی نیروی اعزامی متفقین در اروپا خدمت کرد و به درجه نادر، پنج ستاره ژنرال ارتش دست یافت.
پس از جنگ، او به عنوان رئیس ستاد ارتش (1945-1948)، به عنوان رئیس دانشگاه کلمبیا (1948-1953) و به عنوان اولین فرمانده عالی ناتو (1951-1952) منصوب شد.
اهداف اصلی آیزنهاور در مقام ریاست جمهوری مهار گسترش کمونیسم و کاهش کسری بودجه فدرال بود.
ایالت متحده در دو دوره ریاست جمهوری وی شاهد رونق اقتصادی بی‌سابقه‌ای بود، به‌جز یک رکود جزئی در سال 1958.
فعالیت‌های او به طور مستقیم منجر به توسعه سیستم بزرگراه بین ایالتی در آمریکا شد.
همچنین در پاسخ به پرتاب اسپوتنیک توسط اتحاد جماهیر شوروی در سال 1957، ایجاد آژانس پروژه‌های تحقیقاتی پیشرفته دفاعی DARPA به عنوان مسئول توسعه فناوری‌های نوظهور برای استفاده ارتش و همچنین سازمان اکتشافات فضایی ناسا از دیگر فعالیت‌های او بود.
دیگر اقدامات Dwight D. Eisenhower را اینجا بخوانید.
آیزنهاور در سخنرانی خداحافظی‌اش با ملت، نگرانی‌های خود را در مورد خطرات مخارج هنگفت نظامی، به‌ویژه مخارج کسری بودجه و قراردادهای دولتی با تولیدکنندگان خصوصی نظامی با نام مجتمع نظامی-صنعتی ابراز کرد.
ارزیابی های تاریخی از دوران ریاست جمهوری او، آیزنهاور را در ردیف بالاتر از روسای جمهور آمریکا قرار می دهد.
درک مفهوم ضروری و مفهوم مهم
دلیل موفقیت آیزنهاور درک عمیق از تفاوت میان مفهوم ضروری و مهم بود.
آیزنهاور در سخنرانی سال 1945:
من دو نوع مساله دارم، مسائل ضروری و مسائل مهم.
مسائل ضروری مهم نیستند، مسائل مهم هرگز فوری و ضروری نیستند.
او موفقیت‌های ارزشمند و پایدار خود را به دلیل توانایی ویژه و باور نکردنی در حفظ بهره‌وری در طول زمان بدست آورد.
روش‌های آیزنهاور در زمینه مدیریت زمان، مدیریت وظایف و بهره‌وری مورد توجه است.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
آیزنهاور مدیریت درست و اصولی زمان را به معنی انجام دادن موثر کارها می‌دانست و نه فقط انجام دادن آنها.
او معتقد بود بخشی از زمان باید به تکمیل کارهای مهم اختصاص داده شود و از صرف همه زمان برای انجام کارهای فوری اجتناب کنیم.
چه کارهایی مهم هستند و چه کارهایی فوری؟
کارهایی که انجام دادن آنها باعث می‌شود به اهداف موردنظرمان برسیم، کارهای مهم هستند.
کارهایی نیازمند به واکنش سریع که باعث می‌شود، سایر افراد را به اهدافشان برسانیم، کارهای فوری هستند.
کارهای فوری نیازمند تمرکز هستند، و سایر افراد این توجه و تمرکز را می‌خواهند. عواقب تاخیر در کارهای فوری به خود ما باز می‌گردد.
می‌توانیم با تشخیص کارهای مهم و کارهای فوری، از تمرکز بر روی کارهای کم اهمیت و بی‌اهمیت جلوگیری کنیم.
این تشخیص به ما کمک می‌کند تا بتوانیم برنامه زمان‌بندی بهتری را برای خود ترسیم کنیم و برای کارهایی که باعث موفقیت‌مان می‌شوند، زمان بیشتری را صرف کنیم.
مارتیس آیزنهاور معروف‌ترین و پرکاربردترین استراتژی بهره‌وری شناخته شده است.
به زبانی دیگر می‌توان از این ماتریس به عنوان ابزاری برای تصمیم‌گیری ساده برای اولویت‌بندی انجام کارها استفاده کرد.
در ماتریس آیزنهاور وظایف، کارها و اقدامات به 4 دسته تقسیم‌بندی می‌شوند.
مهم و فوری: انجامش بده
کارهای مهم و فوری کارهایی هستند که باید سریع انجام دهیم.
کارهای مهم و فوری خود در دو دسته تقسیم بندی می‌شوند.
1- کارهایی که غیر قابل پیش‌بینی و غافلگیر کننده هستند. در برنامه همیشه برای این نوع کارها یک جای خالی در نظر بگیرید.
2- کارهای رها شده‌ای هستند، که لحظات پایانی به آن رسیدگی می‌کنید. کار امروز را به فردا مسپار! با برنامهریزی صحیح می‌توان، از موکول کردن این دسته از کارها به آینده جلوگیری نمود.
مهم و غیرفوری: زمان بندی کن
کارهای مهم اما غیر فوری شما را در رسیدن به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود کمک می‌کند و تکمیل کننده کارهای مهم است.
داشتن زمان کافی برای انجام دقیق و درست این کارها اهمیت زیادی دارد تا به کارهای فوری و با استرس تبدیل نشوند. اما نباید بیش از اندازه روی آنها تمرکز کنیم.
غیرمهم و فوری: به دیگران محول کن
کارهای کم اهمیت و فوری شما را از رسیدن به اهداف مورد نظر دور می‌کند.
همیشه برای این کارها از خود این سوال را بپرسید: می‌توانم انجام آنها را دیگران واگذار کنم؟
نه گفتن را یاد بگیریم! این دسته از کارها توسط افراد دیگر به شما واگذار می‌شود. انجام این کارها را قبول نکنید و برای انجام کار توسط خودشان و پیدا کردن راه حل انجام کار آنها را تشویق کنید.
برای صحبت کردن راجع به این دسته از کارها با آنها زمان اختصاص دهید. مثلا در جلسه روزانه‌ای که برای آنها در نظر می‌گیرید و مشکلات و نظرات این افراد را بشنوید.
با این روش آنها کمتر مزاحم شما می‌شوند و زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کارهایتان خواهید داشت.
غیرمهم و غیرفوری: حذفش کن
این دسته از کارها وقت شما را تلف می‌کنند. از انجام دادن آنها صرف نظر کنید.
باز هم می‌گویم، نه گفتن را یاد بگیریم! بعضی از این کارها را سایر افراد از شما می‌خواهند.
بهترین کار این است که، به آنها بگویید که چرا نمی‌توانید درخواست‌شان را انجام دهید و مودبانه به آنها نه بگویید.
جمله کاربردی: اگر فرصت پیدا کردم، در انجام کار به شما کمک می‌کنم.
با این رویکرد اطرافیان شما متوجه خواهند شد که شما برای خودتان چارچوبی تعریف کرده‌اید که کارهایتان را طبق آن انجام می‌دهید، و به مرور در مورد کارهای غیر مهم وقت شما را نمی‌گیرند.
چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
وظایف و کارهای خود را فقط در یک لیست یادداشت کنید. از خودتان بپرسید، کدام کار را اول انجام دهم؟
به یاد داشته باشید، به دیگران اجازه ندهید برای شما تعیین اولویت کنند، چون موجب حواس پرتی شما می‌شوند.
برای انجام کارهای روزانه حداکثر تا در آخر وقت روز قبل برنامهریزی کنید و ابتدای روز برنامه خود را اولویت بندی کنید.
بیشتر از 8 کار برای هر دسته در برنامه خود ننویسید. قبل از اضافه کردن کار یا فعالیت جدید، مهم‌ترین کار را انجام دهید.
کارها را به تاخیر نی‌اندازید و خود را درگیر حساسیت و مدیریت بیش از اندازه در برنامه ریزی نکنید. برای ترک عادت‌های غلط خود کوشا باشید.
وظایفی را که به دیگران واگذار کرده‌اید، پیگیری کنید.
کارهای فوری را همزمان با کارهای مهم که شما را به اهداف بلندمدت می‌رساند، در دستور کار خود قرار دهید.
پس از دسته بندی کارها و تشخیص مهم و فوری بودن آنها، بر اساس استراتژی بالا، زمان‌بندی خود و فوریت و اهمیت کارها برای خود تعریف کنید.
یادتان باشد، می‌توانید از ماتریس آیزنهاور برای برنامهریزی کارهای بزرگ و گسترده و برنامه‌های کوچک، کوتاه مدت و روزانه، استفاده کنید.
در توییت May 21, 2021 به اولویت انجام کارها بر اساس این ماتریس بسیار کوتاه اشاره کردم. تصمیم گرفتم این مطلب را با درج توضیحات تکمیلی در بخش سایر مطالب باز نشر کنم.
